A co z ustawą o ochronie danych osobowych? Czy utrzymywanie skrzynki zawierającej imię i nazwisko pracownika, po jego odejściu z pracy, nie wymaga zgody albo przynajmniej poinformowania pracownika?
Aby nie narażać się na interwencje GIODO zapobiegliwi pracodawcy wykorzystują funkcję "catch-all".
Tworzy się oddzielne konto pocztowe z funkcją catch-all zbierające całą pocztę adresowaną wedle szablonu
jakaśnazwa@domenafirmowa o ile nie zdefiniowano osobnego konta (bądź aliasu) o nazwie, którą wpisze nadawca emaila.
W ten sposób po odejściu pracownika jego konto email jest kasowane, nie można nic wysłać z tego konta (bo ono już nie istnieje), ale korespondencja adresowana na to konto trafia na konto z funkcją catch-all, będące kontem firmowym.
Alternatywnym rozwiązaniem jest zablokowanie konta po odejściu pracownika ale wtedy przesyłana korespondencja jest zwracana nadawcy ze stosownym komunikatem.